Sie möchten Dateien strukturiert verwalten oder geschäftliche E-Mails nachvollziehbar aufbewahren? Für diese Aufgaben bieten wir zwei voneinander unabhängige Produkte an – mit unterschiedlicher Technik und unterschiedlichem Zweck.
Die passende Lösung – mit einem Ansprechpartner statt vieler Dienstleister.
Eine Dokumentenablage ist kein E-Mail-Archiv. Und ein E-Mail-Archiv ist kein allgemeines Dokumentenmanagement. Beide Lösungen werden unabhängig voneinander bereitgestellt und sind einzeln buchbar.
Ein geschützter digitaler Ablageort für Ihre Dateien: zum Beispiel Verträge, Rechnungen, Projektunterlagen und gescannte Schriftstücke. Ordnerstruktur, Volltextsuche und Zugriff über den Browser erleichtern die tägliche Arbeit.
Eine gesonderte Lösung für geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Das MailStore-basierte Archiv kann E-Mails aus unterstützten Postfächern erfassen, gezielt durchsuchen und im erforderlichen Format aufbewahren – auf Ihrem Server oder gehostet.
Es sind zwei voneinander unabhängige Produkte mit unterschiedlichen Aufgaben.
| Merkmal | Dokumentenarchivierung | E-Mail-Archivierung |
|---|---|---|
| Inhalte | Rechnungen, Verträge, PDFs, Scans, Dateien | Nachrichten, Mailmetadaten und Anhänge |
| Erfassung | Dokumente bewusst ablegen und organisieren | Einbindung unterstützter E-Mail-Systeme |
| Hauptnutzen | Strukturierte Dateiablage und schnelles Wiederfinden | Nachvollziehbare Aufbewahrung geschäftlicher E-Mail-Kommunikation |
| Technologie | Cloud-basierte Dokumentenablage | MailStore-basierte E-Mail-Archivierung |
| Zusammenhang | Beide Produkte sind unabhängig, einzeln buchbar und ersetzen einander nicht. | |
Bei NetMaster sind Dokumentenarchivierung und E-Mail-Archivierung ausdrücklich zwei getrennte Produkte. Die Dokumentenarchivierung dient dem Ablegen und Wiederfinden von Dateien und Geschäftsunterlagen. Die E-Mail-Archivierung konzentriert sich auf E-Mail-Nachrichten einschließlich zugehöriger Anlagen.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten, hängt von der Art der Unterlagen und den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Für die praktische Umsetzung sind neben der Software auch organisatorische Regeln wichtig.
Welche Inhalte aufbewahrt werden müssen, hängt nicht vom Dateiformat ab, sondern von ihrer geschäftlichen und steuerlichen Bedeutung. Für die konkrete Umsetzung sind neben der Software auch Zuständigkeiten, dokumentierte Abläufe und passende Zugriffsrechte entscheidend.
Wichtige Grundlagen sind insbesondere § 147 AO, § 257 HGB und die GoBD einschließlich der Änderungen von 2025.
Regelmäßig für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe – hierzu können auch aufbewahrungspflichtige E-Mails gehören.
Regelmäßig für Buchungsbelege, beispielsweise Rechnungen. Die Frist wurde im Grundsatz ab 2025 auf acht Jahre verkürzt.
Regelmäßig für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und bestimmte Organisationsunterlagen.
Aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen müssen während der geltenden Frist verfügbar, lesbar und soweit vorgeschrieben maschinell auswertbar sein. Bei E-Mails kann die Nachricht selbst einschließlich ihrer relevanten Bestandteile aufbewahrungspflichtig sein; ein Ausdruck allein genügt dann nicht.
Die passende Software unterstützt Nachvollziehbarkeit und Schutz vor unbemerkten Veränderungen. Ob die Abläufe rechtssicher sind, hängt jedoch auch von korrekter Konfiguration, Berechtigungen, Vollständigkeit, Verfahrensdokumentation und Kontrollprozessen ab.
Die DSGVO bleibt zu beachten: Nur notwendige Inhalte dürfen im passenden Umfang aufbewahrt werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Berechtigungen, Datenschutzinteressen und Löschpflichten müssen abgestimmt werden; private E-Mails erfordern besondere Regelungen.
Backups dienen primär der Wiederherstellung nach Datenverlust. Sie ersetzen nicht automatisch die geordnete, nachvollziehbare Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente oder E-Mails über gesetzlich bestimmte Fristen.
Hinweis: Die dargestellten Fristen sind typische gesetzliche Regelfälle, keine pauschale Frist für jede einzelne Datei oder E-Mail. Sonderregelungen und längere Aufbewahrungspflichten können gelten. Die Angaben dienen der allgemeinen Information, nicht der Rechts- oder Steuerberatung.
Ja. Die Dokumentenarchivierung und die E-Mail-Archivierung sind zwei unabhängige Leistungen. Sie können jede Lösung einzeln auswählen.
Nein. Eine reine Dokumentenablage erfasst und archiviert E-Mail-Kommunikation nicht automatisch. Für E-Mail-Archivierung bieten wir eine separate MailStore-basierte Lösung an.
Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig. Ausschlaggebend ist der Inhalt und die geschäftliche oder steuerliche Bedeutung. Besonderheiten gelten zum Beispiel, wenn eine E-Mail lediglich eine Rechnung ohne weitere wichtige Informationen transportiert. Den konkreten Umfang sollten Unternehmen fachlich und datenschutzrechtlich klären.
Nein. Die Software ist nur ein Baustein. Entscheidend sind ebenfalls geeignete Prozesse, Rechte, Kontrollen, Verfahrensdokumentation und eine korrekte Aufbewahrung während der erforderlichen Fristen.
Schildern Sie uns Ihr Vorhaben im Ticket-System. Wir bearbeiten Anfragen in der Regel innerhalb von 1–3 Stunden, spätestens innerhalb eines Werktages.
