Geschäftlich relevante E-Mails strukturiert erfassen, aufbewahren und wiederfinden – auf Ihren Servern oder in der Cloud. Eine eigene, von der Dokumentenablage unabhängige Lösung.
Technisch und organisatorisch auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Für viele Unternehmen sind Angebote, Bestellungen, Vertragsabsprachen, Rechnungen und andere geschäftliche Vorgänge in E-Mails dokumentiert. Eine geeignete E-Mail-Archivierung hilft dabei, aufbewahrungspflichtige Nachrichten einschließlich relevanter Anlagen im elektronischen Format zu erhalten und wiederzufinden.
Unsere MailStore-basierte Lösung erschließt E-Mail-Bestände aus unterstützten Systemen wie Exchange und IMAP. Nachrichten können nach Schlagworten durchsucht und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Der konkrete Erfassungsumfang sowie Archivierungs- und Löschregeln werden bei der Einrichtung abgestimmt.
Sie können zwischen Betrieb auf Ihren Servern und einem gehosteten Archiv wählen. NetMaster ist autorisierter MailStore-Partner.
Nicht alle. Insbesondere Nachrichten, die selbst Handels- oder Geschäftsbriefe darstellen oder steuerlich relevante Informationen enthalten, können unter § 147 AO und § 257 HGB fallen. Eine E-Mail, die ausschließlich als Transportmedium für eine separat ordnungsgemäß gespeicherte Rechnung dient, muss nicht in jedem Fall zusätzlich als Nachricht aufbewahrt werden.
Regelmäßig gelten sechs Jahre für Geschäftsbriefe und acht Jahre für Buchungsbelege; für bestimmte Aufzeichnungen und Abschlüsse zehn Jahre. Zu prüfen sind außerdem Datenschutz, private Nachrichten, Zugriffsrechte sowie erforderliche Aufbewahrungs- und Löschkonzepte.
Rechtliche Grundlagen im Überblick →Ein Backup dient hauptsächlich dazu, nach technischen Fehlern einen Datenstand wiederherzustellen. Eine E-Mail-Archivierung verfolgt dagegen das Ziel einer geordneten, nachprüfbaren Aufbewahrung relevanter Nachrichten über die geltenden Fristen. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hängt immer auch von einem dokumentierten Archivierungsverfahren und den Einstellungen des Kunden ab.
NetMaster unterstützt bei der Anbindung der Postfächer, der Festlegung des Archivierungsumfangs, der Einführung von Berechtigungen sowie der Überprüfung des laufenden Betriebs. Bei Cloud-Hosting prüfen wir die notwendigen datenschutzrechtlichen und vertraglichen Anforderungen.
Geschäftsrelevante E-Mails können steuer- oder handelsrechtlich aufbewahrungspflichtige Informationen enthalten. Eine E-Mail-Archivierung unterstützt Unternehmen bei einer nachvollziehbaren Aufbewahrung; welche Nachrichten archiviert werden müssen, ergibt sich aus Inhalt und rechtlichem Kontext.
Die technische Archivierung allein garantiert keine vollständige GoBD- oder DSGVO-Konformität. Dazu gehören auch passende betriebliche Verfahren, Zugriffsrechte, Löschregeln und gegebenenfalls eine Verfahrensdokumentation. Die separate Dokumentenarchivierung ersetzt diese Lösung nicht.
* Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Unsere Pakete richten sich an Geschäftskunden, Behörden und Vereine.
Die Ausgestaltung muss Datenschutz und eventuelle private Nutzung berücksichtigen. Der zulässige Umfang der Archivierung ist organisatorisch zu regeln und darf nicht pauschal unterstellt werden.
Ja. Alternativ gibt es ein gehostetes Cloud-Archiv mit 30 GB Speicherplatz je Archiv im beschriebenen Basistarif.
Eine fachgerecht eingesetzte Lösung unterstützt die Aufbewahrung. Die Gesamtkonformität hängt außerdem von der Konfiguration, dem Umfang der erfassten E-Mails und dokumentierten organisatorischen Prozessen ab.
Als Bestandteil einer archivierten E-Mail können Anlagen mitarchiviert werden. Eine eigenständige Dokumentenablage für beliebige Dateien ist das E-Mail-Archiv jedoch nicht; dafür bieten wir die separate Dokumentenarchivierung.
Wir prüfen mit Ihnen, welche Lösung zu Ihrer Aufgabe passt. Die Dokumentenarchivierung ist ein eigenständiges, davon unabhängiges Angebot.
