Aufbewahrungsfristen und Löschung im Archiv verstehen
Archivierungsregeln, berechtigte Löschung und Zugriffskontrollen unterscheiden.
Voraussetzungen
Sie kennen die rechtlich und betrieblich relevanten Dokumentarten Ihrer Organisation.
Worum geht es?
Archivierung bedeutet nicht pauschal unbegrenzte Speicherung. Maßgeblich sind einschlägige gesetzliche Pflichten, vertragliche Regelungen und Datenschutzanforderungen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Erstellen Sie eine Übersicht der Dokument- und Nachrichtenarten, die in das Archiv gelangen.
- Ordnen Sie diesen Kategorien die fachlich geprüften Aufbewahrungsfristen zu; unterschiedliche Dokumentarten können unterschiedliche Fristen besitzen.
- Legen Sie gemeinsam mit Verantwortlichen Berechtigungen für Einsicht, Export und Löschung fest.
- Prüfen Sie die technische Möglichkeit einer protokollierten und berechtigten Löschung nach Fristablauf.
- Halten Sie die Regeln in Ihrer internen Verfahrensdokumentation fest und überprüfen Sie sie bei Änderungen.
Ergebnis überprüfen
Für jede Dokumentklasse besteht eine nachvollziehbare Regel zu Aufbewahrung, Zugriff und späterer Löschung.
Häufige Fehler und Lösungen
Bei Widersprüchen zwischen Datenschutz und Aufbewahrungspflichten vor einer Löschung fachlichen Rat einholen.
Falls Ihr Fall davon abweicht, erstellen Sie über das NetMaster-Ticketsystem eine Anfrage. Geben Sie Produkt, betroffene Domain beziehungsweise Benutzerkennung und eine Beschreibung der Schritte an – niemals Passwörter.
Wenn Ihr Problem weiterhin besteht, schildern Sie uns die Fehlermeldung direkt im Ticketsystem.
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