E-Mail-Archivierung mit NetMaster: Start und Voraussetzungen
Was vor einer geordneten geschäftlichen E-Mail-Archivierung zu klären ist.
Voraussetzungen
Sie kennen die betroffenen Postfächer, bisherigen Aufbewahrungsregeln und internen Zuständigkeiten.
Worum geht es?
Eine Archivierung soll aufbewahrungspflichtige E-Mails nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahren. Sie ersetzt keine inhaltliche rechtliche Bewertung und nicht automatisch ein Backup.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Erfassen Sie Postfächer und Kommunikationskanäle, die geschäftliche relevante Informationen enthalten.
- Klären Sie die notwendigen Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Lösch-/Sperrregeln mit den zuständigen Fachpersonen.
- Bestimmen Sie die gewünschte Archivierungsmethode sowie den Übergabezeitpunkt neuer Nachrichten.
- Stimmen Sie mit NetMaster Anbindung, Import vorhandener Daten, Berechtigungen und Protokollierung ab.
- Kontrollieren Sie nach der Einrichtung stichprobenartig, ob eingehende und ausgehende archivierungspflichtige Nachrichten einschließlich Anlagen auffindbar sind.
Ergebnis überprüfen
Die definierten Postfächer werden vollständig nach dem vereinbarten Verfahren erfasst und Testfälle sind wiederauffindbar.
Häufige Fehler und Lösungen
Bei Lücken prüfen Sie, ob Weiterleitungen, Alias-Adressen oder weitere Versandkanäle bislang nicht berücksichtigt wurden.
Falls Ihr Fall davon abweicht, erstellen Sie über das NetMaster-Ticketsystem eine Anfrage. Geben Sie Produkt, betroffene Domain beziehungsweise Benutzerkennung und eine Beschreibung der Schritte an – niemals Passwörter.
Wenn Ihr Problem weiterhin besteht, schildern Sie uns die Fehlermeldung direkt im Ticketsystem.
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