E-Mail-Archivierung und Backup: Unterschied

Überblick und Grundeinstellungen

Ein Backup soll Daten nach Verlust oder Systemausfall wiederherstellen. Eine E-Mail-Archivierung soll geschäftlich relevante Nachrichten entsprechend den anwendbaren rechtlichen und organisatorischen Vorgaben nachvollziehbar aufbewahren und auffindbar machen.

Ob eine bestimmte Archivierungslösung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, hängt unter anderem von Konfiguration, Vollständigkeit, Berechtigungen und einer geeigneten Verfahrensdokumentation ab.

Typische Fragen

• Welche Postfächer und Nachrichtentypen müssen archiviert werden?
• Wer darf archivierte Nachrichten durchsuchen?
• Wie werden Aufbewahrungs- und Löschfristen umgesetzt?
• Wie wird der Archivierungsprozess dokumentiert?

NetMaster hilft bei der technischen Planung Ihrer Archivierungslösung.

Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Definieren Sie, welche E-Mails nach betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen archiviert werden müssen.
2. Prüfen Sie, wie Nachrichten zuverlässig und vollständig in das Archiv gelangen und ob Manipulationen nachvollziehbar verhindert werden.
3. Legen Sie Rechtekonzept, Aufbewahrungsregeln und Löschverfahren entsprechend Ihrer Organisation fest.
4. Überprüfen Sie regelmäßig Protokolle, Suchbarkeit und stichprobenartig die Wiederherstellung einer archivierten Nachricht.
5. Pflegen Sie eine Verfahrensdokumentation für den tatsächlichen Archivierungsprozess.

So kontrollieren Sie das Ergebnis

Nachrichten sind nach der festgelegten Archivierungsstrategie auffindbar, lesbar und nachvollziehbar aufbewahrt.

Wenn etwas nicht funktioniert

Ein tägliches Postfachbackup ist kein Ersatz für eine passende Archivierungslösung. Rechtliche Details sollten anhand Ihrer konkreten Verpflichtungen geprüft werden.